7. Stjórnarfundur 2015

Fundinn sátu: Hilmar Hildarson Magnúsarson formaður (HHM), María Rut Kristinsdóttir varaformaður (MRK), Aldís Þorbjörg Ólafsdóttir alþjóðafulltrúi (AÞÓ), Steina Dögg Vigfúsdóttir gjaldkeri (SDV), Kitty Anderson meðstjórnandi (KA), Matthew Deaves meðstjórnandi (MD) og Unnsteinn Jóhannsson formaður trúnaðarráðs (UJ). Forföll: Jósef Smári Brynhildarson, ritari (JSB).
Gunnlaugur Bragi Björnsson fulltrúi trúnaðarráðs í ráðningarnefnd (GBB) mætti undir liðnum starfsmannamál.

Ár 2015, þriðjudaginn 7. júlí kl. 20:00 var haldinn fundur stjórnar Samtakanna ‘78.
Hilmar Hildarson Magnúsarson formaður ritaði fundargerð.

1.Starfsmannamál ‐ ráðning framkvæmdastjóra

Stjórn staðfestir þrjá fulltrúa í ráðningarnefnd, HHM formann, MRK varaformann og GBB f.h. trúnaðarráðs, til að sjá um starfsviðtöl og gera stjórninni tillögu að ráðningu.

Stjórnin hittist sl. laugardag á vinnufundi. Gerð voru frumdrög að starfslýsingu og ráðningarsamningi. Farið var yfir skipulag viðtala og spurningalista sem er staðlaður listi sem hefur verið aðlagaður S78. Ákveðið að vinna þetta allt frekar yfir netið með innleggi frá KA og SDV varðandi punkta/gátlista er varða intersex fólk og trans fólk. Farið var yfir umsóknir og þær metnar út frá viðmiðum um menntun og reynslu. Að því loknu var ákveðið að bjóða 6 af alls 8 umsækjendum viðtal. Viðtölin fara fram mánudaginn 20. júlí og þriðjudaginn 21. júlí. Ef þarf fara frekari viðtöl fram síðar þá viku.

Samþykkt að ráðningarnefnd hittist sunnudaginn 19. júlí kl. 13.00 til undirbúnings og að innlegg KA og SDV liggi þá fyrir. Samþykkt að stjórn fundi föstudaginn 24. júlí kl. 17.30 til að taka afstöðu til tillögu ráðningarnefndar. Samþykkt að setja inn í starfslýsingartexta að um ‘lifandi’ plagg sé að ræða og að m.a. verði gert ráð fyrir starfsþróunarsamtölum.

GBB vék af fundi kl. 20.20

2.Húsnæðismál

HHM rekur gang framkvæmda. Iðnaðarmenn stefna á að klára fyrir Pride. Verið er að setja upp loft og farið verður í að ganga frá rafmagni og lýsingu í vikunni. Gert er ráð fyrir bráðabirgðatengingu á vaski og klósetti í vikunni. HHM hefur rætt við málara sem er tilbúinn að reyna að útvega málningu ókeypis og aðstoða við málningu. Lekar pípulagnir í kyndiklefa í sameign valda rakaskemmdum í fremsta rými. Reynt að komast fyrir það næstu daga. Samþykkt að hinsegin dagar fái aðstöðu f. Kaupfélag sitt á Pride.

3.Fjármál (staða og fjáröflunarverkefni)

Rætt um fjárhagsstöðuna. SDV skýrir frá því að margt standi út af varðandi fjárframlög. Eitthvað er komið inn frá Reykjavíkurborg. SDV mun ræða við Guðrúnu bókara og fá botn í reikningamál vegna þjónustusamninga o.fl. Búið er að gera upp tæpan helming þess sem S78 áttu útistandandi vegna Laugavegar og uppgjöri lokið á næstu tveimur vikum. Yfirdráttarheimild sem samþykkt var að taka vegna framkvæmda á Suðurgötu 3 upp á 2,5 m.kr. er orðin virk. Loftaefni frá BYKO varð ódýrara en reiknað var með.

Rætt um fjáröflun. UJ skýrir frá því að ýmsar hugmyndir séu í gangi en líta þurfi til þess að nú sé sumar og margir með hugann við annað. UJ telur nauðsynlegt að stefna að fjáröflun sem gefur vel í aðra hönd og nefnir Karolina fjáröflun. Þar þurfi að huga að ‘söluvöru’. Eins þurfi að ákveða hvenær eigi að byrja og hvenær að ljúka fjáröflun ‐ helst með viðburðum. Rætt um Iceland Queerwaves tónleikafjárölfun í október. UJ fylgir eftir.

Rætt um atriði á Pride og fjáröflun því tengdu. HHM mun endurvekja FB hóp frá því í fyrra og ræða við Hinsegin daga um möguleika. Átak eftir verslunarmannahelgi, upphitun fyrir Pride. Pride atriði auglýsi félagið og starfsemi þess ‐ hver við séum, hvað við gerum og af hverju fólk eigi að styðja félagið. Eins verði a.m.k. 10 sjálfboðaliðar á meðal fólks til að afla félaga og fjármagns. HHM og UJ fylgja eftir.

4.Ungliðar (ráðning sjálfboðaliða o.fl.)

Sjálfboðaliðar. Ákveðið að bíða með að auglýsa þar til fjárhagsstaðan er komin betur á hreint.
Athuga stykjamál. Skv. samningi við borgina verða 600.000 kr. notaðar árlega í ungliðastarf. Ákveðið að láta ungliða fá 50.000 kr. á mánuði næstu tvo mánuði með það að markmiði að þau haldi utan um peninginn og ráðstafi honum, t.d. vegna Pride. Ráðstöfun fjárins bíður að öðru leyti ákvörðunar og verður skoðuð á næstunni með það að markmið að tryggja faglegt utanumhald um ungliðastarf. Þar þarf m.a. að skoða þóknanir/hvata til umsjónaraðila til að koma í veg fyrir kulnun. SDV skoðar og fylgir eftir með HHM.

5.Fræðslumál

Rætt um að halda uppskeruhátíð fyrir jafningjafræðara sem fyrst. Eins að skoða þóknanir/hvata til jafningjafræðara. Rætt um áframhald fræðslu. Samþykkt að KV og UJ taki fræðslu þann 9. júlí (lifandi bókasafn). Samþykkt að KV vakti fræðslunetfangið þar til framkvæmdastjóri hefur tekið til starfa og að jafningjafræðarar, stjórn og trúnaðarráð sinni fræðslu á meðan.

Rætt um verðlagningu einstakra fræðslufyrirlestra. Hækka þarf þóknun fyrir fyrirlestra utan samninga og gera þjónustusamninga fýsilegri kost. SDV skoðar gögn til grundvallar samningum við Reykjavíkurborg með það að markmiði að verðleggja fyrirlestra.

Rætt um mögulega kynningu í Landsbanka á Hinsegin dögum í samvinnu við Hinsegin daga og Hinsegin kórinn. Mögulega mætti nýta sem fyrsta skref í ‘hinsegin vottun’ fyrirtækja. HHM ræðir betur við GBB og Helgu Margréti Marzellíusardóttur kórstýru. Ræða þarf hlutdeild í styrk ef um slíkt er að ræða.

6.Önnur mál

KA leggur til að settir verði fastir fundartímar og skipulag almennt bætt með haustinu. Slík skipulagsvinna verði sett á dagskrá fyrsta fundar eftir sumarfrí. Samþykkt.

Rætt um vinnulag og vinnugleði stjórnar. Mikilvægt er að ræða málin hispurslaust og taka á þar sem þarf. Samþykkt að setja stjórn starfsreglur þar sem m.a. verði tekið á upplýsingaflæði (nýtt og betra fyrirkomulag starfshópa á netinu), samskiptum, skipulagi o.fl. UJ setur fram drög/skapalón að slíkum reglum. Málið verði unnið í samhengi við endurskoðun á starfsemi trúnaðarráðs, þar sem skýra þurfi m.a. hlutverk þess og tilgang.

Samþykkt að stefna að sameiginlegum fundi stjórnar og trúnaðarráðs snemma í september og að farið verði í helgarferð í sumarhús. HHM skoðar möguleika.

Fleira var ekki gert og fundi slitið kl. 21.45.