10. Stjórnarfundur 2015

Fundinn sátu: Hilmar Hildarson Magnúsarson formaður (HHM), Kitty Anderson meðstjórnandi (KA), Matthew Deaves meðstjórnandi (MD), María Rut Kristinsdóttir varaformaður (MRK), Steina Dögg Vigfúsdóttir gjaldkeri (SDV) og Júlía Margrét Einarsdóttir ritari (JME).
Forföll: Aldís Þorbjörg Ólafsdóttir alþjóðafulltrúi (AÞÓ) og Sesselja María Mortensen (SMM) áheyrnarfulltrúi trúnaðarráðs. Enginn fulltrúi frá trúnaðarráði mætti í stað SMM.

Ár 2015, mánudaginn 26. ágúst kl.18:05 var haldinn fundur stjórnar Samtakanna ‘78 að Leifsgötu 27 í Reykjavík.
Júlía Margrét Einarsdóttir ritari ritaði fundargerð.

1.Almennt félagsstarf: Skipan nýs ritara í stjórn

Trúnaðarráð hefur skipað Júlíu Margréti Einarsdóttur (JME) sem nýjan fulltrúa í stjórn í stað Jósefs Smára Brynhildarsonar. Samþykkt að JME taki sæti ritara frá og með deginum í dag. Stjórnin býður JME hjartanlega velkomna til starfa.

2.Almennt félagsstarf: Fundargerðir, samþykktir og eftirfylgni

Fundargerðir 1. fundar og 6. til 9. fundar samþykktar. Fundargerðir 5. til 8. fundar yfirlesnar fyrir næsta fund. Samþykkt að framvegis verði fyrsta mál á dagskrá funda að samþykkja fundargerð síðasta fundar og fylgja eftir dagskrármálum. Mál til eftirfylgni nú:

Vefsíðan

Ákveðið að skoða vefsíðumál og leitarbestun enda margt sem þarf að bæta, t.d. að greiða leið á síðuna með því að eiga slóðir eins og samtokin.is, samtokin78.is og að þær leitir skili sömu niðurstöðu. Auður Magndís Auðardóttir framkvæmdastýra (AMA), Páll Guðjónsson vefstjóri (PG) og MRK fylgi því eftir. Staða fjáraflana HHM ræðir við Unnstein Jóhannsson formann trúnaðarráðs (UJ) varðandi hugmyndir um fjáröflun. HHM og AMA fylgi eftir, ásamt UJ.

Félagaskírteini

Eru til niðri í kjallara S3. Eitt af fyrstu verkum AMA verður að skoða þetta. Skortur á skírteinum hefur ekki truflað alla félaga en margir sakna þeirra. Ekki er ljóst hvort og hvaða afslættir eru í gildi sem tengjast skírteinum. AMA skoði.

Reykjavík Pride og Reykjavíkurmaraþon

Innkoman af Reykjavíkurmaraþoni var kr. 70.000. Upphafleg áætlun varðandi félagasöfnun á Reykjavík Pride gekk ekki upp og varð tap upp á kr. 30.000 vegna leigu á posum. Posar S78 eru hins vegar komnir í hús.

3.Almennt félagsstarf: Starfsáætlun og starfshættir stjórnar

Stjórnarfundir

Gengið hefur illa að ná reglulegum fundum. Samþykkt að funda í 90 mínútur, annan hvern miðvikudag kl. 20.00, frá og með 9. september nk. HHM vinnur dagskrá í Trello og fólki er frjálst að koma með hugmyndir að dagskrármálum.

Verklagsreglur stjórnar

AMA geri í samvinnu við HHM drög að verklagsreglum stjórnar. Síðasta stjórn setti sér verklagsreglur. Nú verði lögð sérstök áhersla á öguð vinnubrögð. UJ hefur viðrað hugmyndir varðandi þetta. AMA fylgi eftir.

Viðbragðsáætlun vegna ofbeldis‐ og kynferðisbrotamála

Samþykkt að gera drög að viðbragðsáætlun og hafa mögulega til hliðsjónar útfærslur Jafnréttisnefndar Háskóla Íslands. AMA fylgi eftir.

Vinnubrögð stjórnar

Rætt um vinnubrögð og neikvæð áhrif skipulagsleysis á aðrar skuldbindingar stjórnarfólks að beiðni KA. HHM taldi mál horfa til betri vegar með nýjum framkvæmdastjóra og húsnæði. Vantað hefði strúktúr og festu í stjórnarstarfið ‐ ekki síst vegna húsnæðisóvissu. Einnig hefði tiltekt í starfseminni aukið álag. Álag á stjórn muni léttast með nýrri framkvæmdastýru og við lok framkvæmda.

Þriggja ára áætlun og sjálfbærni í rekstri

Rætt um að S78 hafi verið mjög sýnileg sem ýtir undir að fólk leiti til samtakanna. Brýnt sé að sinna alltaf kallinu. HHM lagði til að stefnt verði að gerð 3 ára starfsáætlunar. Félagið verði t.d. 40 ára eftir þrjú ár. Stefna þurfi að því styrkja félagagrunninn og að rekstur félagsins sé eins sjálfbær og mögulegt er. Rætt um aukið umfang verkefna og nauðsyn þess að halda vel utan um starfsemina og helst bæta við launaðan starfskraft. Rætt um möguleg verkefni með skólum, lögreglu, heilbrigðiskerfinu. Gott væri að ýta í aðildafélögin varðandi liðsauka í framkvæmdinni.

4.Fjármál og félagatal

Fjármálafundur:

HHM, SDV og Guðrún Ósk Axelsdóttir bókari (GÓA) hittast á fjármálafundi á morgun til að ræða fjárhagsstöðu almennt, uppgjör ýmissa mála, fjáröflun, starfsmannamál (uppgjör og upplegg í ráðningarsamning). Öll velkomin kl. 19.00 hjá HHM.

Félagatal og ‐gjöld

HMM kallaði eftir nýjustu tölum frá Pétri Óla Gíslasyni (PÓG) um félagatal og greiðslur vegna fundar á morgun. Skv. þeim hafa 447 félagar af 1098 greitt félagsgjöld, sem er 42 prósent og betri árangur en allt árið 2014. Rætt um að setja þau markmið að fjölga greiðandi félögum í 1.000 næsta árið. Stöðugt þarf að minna á mikilvægi stuðnings og aðildar og félagsgjöld. Það var sjálfvirkur skráningarmöguleiki á vefsíðunni um tíma. Eins þarf að skoða styrktarmannakerfi, að hægt sé t.d. að styrkja mánaðarlega. Gera þarf þessi atriði sýnilegri á vef. AMA fylgi eftir í samhengi við fjáröflunarmál.

Vikulegt stöðumat og upplýsingapóstur

HHM og AMA munu funda a.m.k. vikulega, á föstudögum, um liðna viku og vikuna framundan. Samhliða verður unninn upplýsingapóstur til félagsfólks sem færi út á mánudagsmorgni. Margir skráðir félagar vilja greiða félagsgjöld en sífellt þarf að minna á.

Laugavegur 3

Ganga þarf frá uppgjörum vegna skuldaskipta, þinglýsingar o.fl. Inneign til staðar hjá OR. HHM, SDV og AMA fylgi eftir.

Greiðslur frá Reykjavíkurborg vegna þjónustusamnings

Á að greiðast í síðasta lagi í sept. SDV og AMA fylgi eftir í samvinnu við GÓA.

Suðurgata 3

Farið verður fram úr áætlun, enda ýmsar forsendur breyst. Staða félagsins er þó almennt góð en mikilvægt að sýna aðhald og treysta tekjugrunn í gegnum sjálfsaflafé (t.d. félagsgjöld).

Yfirdráttarheimild

Enn á eftir að skrifa undir tryggingablaðið fyrir heimildinni. Þarf að ganga frá. SDV og HHM fylgi eftir.

5.Starfsmannamál ‐ ráðningarsamningur, starfslýsing o.fl.

Ganga þarf frá ráðningarsamningi við framkvæmdastýru og starfslýsingu. Bæta þarf í starfslýsingu við þeim hópum sem framkvæmdastjóri þarf að vinna með. Skoða þarf starfskjör, stéttarfélagsaðild og kjarasamninga. KA hefur boðið fram sína aðstoð varðandi stéttarfélagsmál (fyrir 6.9.15). Fyrsta launagreiðsla verður 1.10.15. HHM fylgi eftir í samvinnu við SDV, KA og GÓA.

6.Félagsmiðstöð/Húsnæðismál

Staða framkvæmda og framvinda

Fundur sl. mánudag með Páli Einarssyni rafvirkja, smiðunum Adam og Patrik sem eru komnir á fullt að smíða. Mætt voru HHM, SDV, KA, Fríða Agnarsdóttir (FA) og Helgi Steinar Helgason arkitekt (HSH). Iðnaðarmenn telja að húsnæðið verði tilbúið til afhendingar 15. september.

Rakavandi og möguleg mygla

Mál virðast ekki í farvegi og enn er beðið eftir niðurstöðu varðandi rakaskemmdir, mögulega myglu og aðgerðir. Aðalvandi felst í pípulögnum og hann tengist húsfélaginu. HHM hefur, og mun, óska eftir húsfundi en það hefur gengið treglega. Pípari hefur gert bráðabirgðaráðstafanir en svo virðist sem þetta stafi af sírennsli í salerni einhvers staðar í húsinu e.þ.h. Er skv. upplýsingum stjórnar algengt í húsum og ætti að vera einfalt að laga en meta þarf skemmdir. Brýnt er að klára öll önnur húsnæðismál. Í versta falli gæti þurft að opna vegg en pípari vill ekki meina að til þess þurfi að koma. Um er að ræða vegghorn við aðalinngang sem þarf e.t.v. að bíða.

Gólfefni

Gólfdúkur hefur verið rifinn af gólfum fyrir hreinsun gólfs og undirbúning gólflagnar. Tryggja þarf að gólf sé hreint og þurrt áður en nýtt er lagt.

Útleiga á húsnæði ‐ tekjuöflun

Félaginu hefur borist beiðni um útleigu á húsnæðinu á laugardögum. Það er ánægjulegt, sérstaklega í ljósi þess að ekkert hefur verið auglýst. Það er því ljóst að dauða tíma í húsnæði verður hægt að nota til tekjuöflunar, þótt regluleg starfsemi félagsins gangi auðvitað fyrir.

AMA fylgi málum eftir í samvinnu við stjórn.

7.Almennt félagsstarf: Haustfundur stjórnar og trúnaðarráðs

Skólafræðsla á Drangsnesi og nærliggjandi sveitarfélögum á föstudegi og opin fræðsla og sameiginlegur fundur stjórnar og trúnaðarráðs á laugardegi.

Vorfundur stjórnar og trúnaðarráðs tókst vel enda lagt upp úr því að virkja fólk úr öllum öngum félagsstarfsins. Fundurinn var fjölmennur, skemmtilegar umræður og skemmtilegur dagur. Nú hefur framkvæmdastýra líka tekið til starfa og getur fylgt eftir niðurstöðum. Gott tækifæri fyrir fólk að hittast og kynnast.

Samþykkt að halda fundinn helgina 9. til 11. október nk. MRK mun ekki komast vegna náms en verður sárt saknað. Settur hefur verið upp skipulagshópur um málið. Trúnaðarráð fylgi málinu eftir.

8.Önnur mál

Hælisleitendur og flóttafólk

KA hefur hitt hælisleitanda sem leitaði til félagsins og tengt hann inn hinsegin samfélagið. Vantar föt og langar íslenskunám. Er áhugasamur um að aðstoða við húsnæði o.fl. KA biðlar til stjórnar að hafa samband við þjónustumiðstöð í Reykjavík og óska eftir fundi. Það hefur mikið að segja að það komi íslenskt andlit með þessum einstaklingum. Samþykkt að KA kynni sig í þessu samhengi sem fulltrúa stjórnar Samtakanna.
HHM hefur ekkert heyrt hvar mál annars hælisleitanda sem S78 hafa aðstoðað standa. Samþykkt að vinna sem mest málefni hælisleitenda samhliða þeirri vinnu sem fer í umsýslu flóttafólks, þótt ekki verði um að ræða að nýta fjármagn úr til þess eyrnamerktu verkefni.

Q félag: Fyrirspurn varðandi aðgang að húsnæði

Sigurður Ýmir Sigurjónsson formaður Q (SÝS) hafði samband við MRK varðandi það hvort félagið hefði ennþá aðgang að húsnæði á föstudagskvöldum og eins varðandi fundahöld. Ræða þarf við öll hagsmunafélög/starfshópa og upplýsa eftir bestu getu hver staðan er á húsnæðismálum. SÝS minntist einnig á að það væri skortur á upplýsingum varðandi jafningjafræðsluna, hvernig ný manneskja væri þjálfuð í slíkt. MRK upplýsti SÝR um að framkvæmdastýra væri að taka til starfa og gæti upplýst aðildafélög. Setja þarf upp dagatal varðandi húsnæðið. Samþykkt að stjórn gefi engin loforð í bili enda þurfi að skoða málin í heild sinni. Rætt um að kalla saman fund með fulltrúum allra aðildafélaga/starfshópa og ræða notkunarmöguleika og hvernig húsið er rekið, þ.m.t. kostnaður. Hægt að nota Trello til skipulags. AMA fylgi eftir um leið og hún tekur almennan snúning á öllum félögum og starfshópum til kynningar og upplýsingar.

Fleira var ekki gert og fundi slitið kl. 19.36