1. Heiti og hlutverk

1.1. Félagið heitir Samtökin ‘78 – Félag hinsegin fólks á Íslandi, og hefur aðsetur í Reykjavík. Ensk þýðing félagsheitisins er Samtökin ‘78 – The National Queer Organization of Iceland.

1.2. Markmið félagsins er að hinsegin fólk verði sýnilegt og viðurkennt og njóti fyllstu réttinda í íslensku samfélagi. Til hinsegin fólks teljast m.a. lesbíur, hommar, tvíkynhneigðir, eikynhneigðir, pankynhneigðir, intersex fólk og trans fólk.

1.3. Markmiðum sínum hyggst félagið einkum ná með því:ð skapa hinsegin fólki félagslegan og menningarlegan vettvang og styrkja þannig sjálfsvitund þess, samkennd og samstöðu um sérkenni sín.
að vinna að baráttumálum hinsegin fólks, svo og fræðslu um reynslu þess og sérkenni, eftir þeim leiðum sem árangursríkastar þykja hverju sinni svo sem á vettvangi löggjafarvalds, í opinberu fræðslukerfi og í fjölmiðlum.
að eiga samstarf við sambærileg samtök, hópa og áhugafólk hérlendis og erlendis sem stefna að sömu markmiðum; styðja önnur félagasamtök, sem vinna að mannréttindum, og afla stuðnings þeirra.

2. Félagsaðild – réttindi og skyldur

2.1. Félagi getur hver sá gerst sem vill styðja félagið og vinna að markmiðum þess.

2.2. Þeir einir teljast gildir félagar sem greitt hafa félagsgjöld. Gildir félagar geta fengið félagsskírteini sem gildir almanaksárið. Félagsfólki ber að tilkynna úrsögn úr félaginu skriflega til stjórnar. Félagi sem ekki hefur greitt félagsgjöld í 5 ár samfellt telst hafa skráð sig úr félaginu.

2.3. Stjórnin ber ábyrgð á félagaskrá sem einungis er til afnota fyrir stjórn og starfsfólk félagsins og eru þeir bundnir þagnarskyldu um hana.

2.4. Félög tengd hagsmunum Samtakanna ’78 geta óskað eftir því að tengjast félaginu. Stjórninni er skylt að leggja slíka umsókn fyrir aðalfund og geta hennar í fundarboði. Til samþykktar á slíkri aðild þarf einfaldan meirihluta atkvæða á aðalfundi. Hagsmunafélög skulu hafa eigin kennitölu, sjálfstæðan fjárhag og koma fram opinberlega í eigin nafni en ekki nafni Samtakanna ’78.

2.5. Allir félagar geta stofnað starfshópa um málefni og áhugamál sín, að því gefnu að tilgangur þeirra brjóti ekki í bága við markmið félagsins. Tilkynna ber stofnun hóps skriflega til stjórnar, enda eigi talsmenn þeirra alla jafnan fulltrúa með málfrelsi og tillögurétt á stjórnarfundum þegar fjallað er um málefni sem þeim tengjast. Rísi ágreiningur um stofnun og starfsemi hópa skal skjóta málinu til félagsfundar. Hópar skila árlega starfsskýrslu til stjórnar og geta sótt um styrki til hennar vegna starfsemi sinnar.

3. Aðalfundur

3.1. Aðalfundur fer með æðsta ákvörðunarvald félagsins. Hann skal halda í marsmánuði ár hvert. Dagsetningu fundarins skal auglýsa á vefsíðu félagsins og með tölvupósti eigi síðar en 15. janúar. Til fundarins skal svo boða skriflega með minnst tveggja vikna fyrirvara. Rétt til fundarsetu hafa einungis félagar með gilt félagsskírteini.

3.2. Í nóvember skipar félagsfundur þriggja manna kjörnefnd. Nefndin skal lýsa eftir framboðum og tilnefningum, og vinna að því að framboð berist til kjörs stjórnar, trúnaðarráðs og félagslegra skoðunarmanna reikninga. Kjörnefnd skal leitast við að tryggja að jafnræði ríki hvað snertir m.a. aldur og kyn í hópi frambjóðenda. Kjörnefnd setur sér skriflegar verklagsreglur og ber ábyrgð á framkvæmd kosninga á aðalfundi.

3.3 Framboðsfrestur til stjórnar rennur út þremur vikum fyrir aðalfund. Framboðum til stjórnar skal skilað skriflega til kjörnefndar og tilgreina varaframboð ef við á. Frambjóðendur til trúnaðarráðs og skoðunarmanna reikninga skila framboði sínu skriflega til kjörnefndar fyrir aðalfund og tilgreina hvaða embætti þeir sækjast eftir. Öll fyrirliggjandi framboð til stjórnar og trúnaðarráðs skulu kynnt á vefsíðu félagsins. Kjörnefnd getur framlengt framboðsfrest ef svo ber undir.

3.4. Kosningar fara fram í þrennu lagi í þessari röð: 1) kjör formanns til eins árs; 2) kjör þriggja einstaklinga í stjórn til tveggja ára; 3) kjör tíu einstaklinga í sæti í trúnaðarráði til eins ár; 4) kjör tveggja
skoðunarmanna reikninga. Nú nær frambjóðandi ekki kjöri í tilsett embætti og tekur hann þá þátt í kjöri skv. varaframboði sínu eða getur þá boðið sig fram í aðra stöðu sbr. gr. 3.3. Nú segir stjórnarmeðlimur af sér á fyrra ári kjörtímabils síns og skipar trúnaðarráð nýjan stjórnarmeðlim í hans stað. Skal þá kjörið í umrætt sæti í stjórn á næsta aðalfundi til eins árs. Ekki er hægt að sitja nema í einu kjörnu embætti í einu. Bjóði stjórnarmeðlimur á fyrra ári kjörtímabils síns sig fram í annað embætti, skal afsögn úr fyrra embætti taka gildi um leið og viðkomandi nær kjöri.

3.5. Dagskrá aðalfundar er:
Skipan fundarstjóra og fundarritara
Lögmæti aðalfundar staðfest
Ársskýrsla fyrra starfsárs
Áritaðir reikningar fyrra árs kynntir og bornir upp til samþykktar
Fjárhagsáætlun ársins lögð fram
Laga- og stefnuskrárbreytingar
Kjör til formanns
Kjör til stjórnar
Kjör í trúnaðarráð
Kjör skoðunarmanna reikninga
Afgreiðsla umsókna um hagsmunaaðild
Önnur mál

3.6. Kjörnefnd tekur við skriflegum utankjörfundaratkvæðum frá félögum með gilt félagsskírteini til kjör formanns og stjórnar frá því að til aðalfundar er boðað þar til aðalfundur hefst.

3.7. Aðalfundur telst lögmætur hafi til hans verið boðað með lögmætum hætti og hið minnsta 15 félagsmenn sæki hann. Aðalfundi skal stjórnað samkvæmt almennum fundarsköpum.

3.8. Komi í ljós formgalli á aðalfundi eða boðun hans, skal boðað til fundarins að nýju án tafar. Að auki getur stjórn boðað aukaaðalfund hvenær árs sem er, þyki henni tilefni til. Skal þá auglýsa dagsetningu nýs aðalfundar með minnst sex vikna fyrirvara og boða til hans skriflega með minnst tveggja vikna fyrirvara. Opnað skal að nýju fyrir framboð til trúnaðarstarfa skv. gr. 3.3 og innsendingu lagabreytingatillagna skv. gr. 8.1.

4. Stjórn

4.1. Stjórn samanstendur af formanni og 6 stjórnarmeðlimum. Stjórnarmeðlimir skipta með sér hlutverkum varaformanns, ritara, gjaldkera, alþjóðafulltrúa og tveggja meðstjórnenda.

4.2. Stjórnin fer með umboð félagsins og ákvörðunarvald næst aðalfundi og félagsfundi og kemur fram fyrir hönd þess.

4.3. Formaður er oddviti stjórnar og stýrir fundum hennar. Í samráði við stjórn ber hann ábyrgð á að starfsemi félagsins fari samkvæmt lögum. Varaformaður sinnir forystustörfum með formanni og gegnir störfum formanns í forföllum hans. Ritari sér um ritun fundargerða á stjórnarfundum. Gjaldkeri er ábyrgur fyrir fjárreiðum félagsins. Alþjóðafulltrúi hefur umsjón með alþjóðasamskiptum félagsins. Meðstjórnendur sinna öðrum verkum sem stjórn ákveður. Stjórn skal á fyrsta fundi sínum skipta með sér verkum og setja sér skriflegar verklagsreglur til að vinna eftir.

4.4. Stjórnin skal halda minnst 12 stjórnarfundi á ári. Stjórnarfundur er lögmætur ef meirihluti stjórnar er á fundi, þar með taldir formaður eða varaformaður.

4.5. Trúnaðarráð skal kjósa áheyrnarfulltrúa í stjórn og varamann hans, sbr. 5.3. Áheyrnarfulltrúi á seturétt á öllum stjórnarfundum með málfrelsi og tillögurétt. Ef stjórnarmaður forfallast skal áheyrnarfulltrúi taka sæti hans.

4.6. Ef stjórnarmaður hverfur úr stjórn á kjörtímabili skal trúnaðarráð skipa stjórnarmann í hans stað úr sínum röðum. Ef formaður hverfur úr stjórn á kjörtímabili skal varaformaður taka sæti hans. Ef varaformaður, gjaldkeri, ritari eða alþjóðafulltrúi hverfur úr stjórn skal stjórn skipa úr sínum röðum í embættið fram að næsta aðalfundi. Endurskipan í embætti innan stjórnar skal fara fram eftir að trúnaðarráð hefur tilnefnt nýjan stjórnarmeðlim.

4.7. Samþykktar fundargerðir stjórnar skulu gerðar aðgengilegar á heimasíðu félagsins. Þegar stjórn fjallar um viðkvæm trúnaðarmál skal halda utan um þau í sérstakri trúnaðarbók sem einungis er aðgengileg stjórn.

4.8. Stjórn skal tryggja að fræðslu- og útgáfumálum sé sinnt og í því skyni getur hún skipað framkvæmdanefndir. Stjórnin skal hafa forystu um að skapa félögum vettvang til að rækta félagslíf sitt, m.a. með rekstri félagsmiðstöðvar.

5. Trúnaðarráð og hagsmunaráð

5.1. Trúnaðarráð og hagsmunaráð eru samráðsvettvangur Samtakanna ‘78 og hagsmunafélaga þess.

5.2. Í trúnaðarráði sitja 10 fulltrúar kjörnir af aðalfundi. Hlutverk trúnaðarráðs skal vera fólgið í því að fjalla um málefni sem varða hagsmuni hinsegin fólks. Trúnaðarráð skal í samvinnu við stjórn vinna að stefnumótun Samtakanna ‘78. Stærri ákvarðanir stjórnar um stefnumál, hagsmuni og starfshætti félagsins skulu koma til umfjöllunar á vettvangi trúnaðarráðs áður en þeim er vísað til aðalfundar og/eða félagsfundar.

5.3. Fyrsti fundur trúnaðarráðs skal haldinn eigi síðar en tveimur vikum eftir aðalfund. Formaður stjórnar Samtakanna ‘78 skal stýra fundi þar til formaður trúnaðarráðs hefur verið kosinn. Skal kjör formanns trúnaðarráðs fara fram eins fljótt og hægt er. Að kjöri loknu skal formaður trúnaðarráðs taka við stjórn fundarins. Skal þá kjósa varaformann trúnaðarráðs, áheyrnarfulltrúa í stjórn og varamann hans. Trúnaðarráð skal setja sér skriflegar starfsreglur á fyrsta fundi sínum. Ef skriflegar reglur liggja ekki fyrir skal fundum stjórnað samkvæmt almennum fundarsköpum.

5.4. Formaður er oddviti trúnaðarráðs og stýrir fundum þess. Í samráði við trúnaðarráð ber hann ábyrgða á að starfsemi fari fram samkvæmt lögum þessum. Varaformaður sinnir forystustörfum með formanni og gegnir störfum formanns í forföllum hans. Formann trúnaðarráðs skal kjósa til eins árs.

5.5. Hagsmunafélög hafa rétt til að skipa tvo fulltrúa í hagsmunaráð. Fulltrúar hagsmunaráðs þurfa að vera gildir meðlimir Samtakanna ‘78. Fulltrúar hagsmunaráðs þurfa að vera gildir meðlimir Samtakanna ‘78. Fulltrúar hagsmunaráðs hafa rétt til fundarsetu, málfrelsi og tillögurétt á fundum trúnaðarráðs og gæta þar hagsmuna sinna félaga. Hagsmunaráð kemur sér saman um fundarhöld og starfsreglur.

5.6. Trúnaðarráð og hagsmunaráð skulu funda með formanni Samtakanna ’78 í upphafi starfsárs, sbr. gr. 5.3. Auk þess skulu stjórn, trúnaðarráð og hagsmunaráð funda tvisvar sinnum á ári. Að auki geta trúnaðarráð og hagsmunaráð fundað svo oft sem þurfa þykir, með eða án stjórnar. Ef meirihluti stjórnar, trúnaðarráðs eða hagsmunaráðs óskar eftir sameiginlegum fundi skal formaður stjórnar annast boð sameiginlegs fundar innan tveggja vikna frá því að beiðni um fundinn kom fram. Fundir í trúnaðarráði og hagsmunaráði eru lögmætir sé til þeirra boðað samkvæmt starfsreglum. Samþykktar fundargerðir trúnaðarráðs og hagsmunaráðs skulu gerðar aðgengilegar á heimasíðu félagsins.

6. Félagsfundur

6.1. Félagsfundur fer með æðsta ákvörðunarvald félagsins á milli aðalfunda. Á félagsfundum hefur sérhver félagi rétt til að flytja mál varðandi félagið. Rétt til fundarsetu hafa einungis félagar með gilt félagsskírteini. Halda skal fundargerð félagsfunda. Fundur telst lögmætur sé löglega til hans boðað og hið minnsta 15 félagar sæki hann. Félagsfundi skal stýrt samkvæmt almennum fundarsköpum við afgreiðslu mála og í umræðum eftir því sem við á.

6.2. Stjórn skal boða til félagsfundar að vori og hausti og oftar ef þurfa þykir. Boða skal skriflega til félagsfunda með viku fyrirvara nema sérstakar aðstæður geri annað nauðsynlegt. Hið minnsta 15 félagar geta krafist þess að boðað sé til félagsfundar.

7. Fjármál

7.1. Félagsgjöld samkvæmt ákvörðun stjórnar skulu innheimt í upphafi árs. Ungmenni, nemar og lífeyrisþegar greiða lægra félagsgjald, svo og aðrir hópar, samkvæmt nánari ákvörðun stjórnar.

7.2. Aðgangseyrir að viðburðum félagsins skal vera lægri gegn framvísun félagsskírteinis en annars. Félagsréttindi eru háð því að félagsgjöld séu greidd.

7.3. Gjaldkeri hefur eftirlit með innheimtu tekna félagsins. Allar fjármunahreyfingar fara fram á bankareikningum Samtakanna’78 sem gjaldkeri gerir grein fyrir í ársreikningum. Reikningsár félagsins er almanaksárið.

7.4. Sé ástæða til, skal stjórn kynna stöðu fjármála á félagsfundi í nóvember. Aðalfundur tekur fjárhagsáætlun til meðferðar, sbr. grein 3.5.

7.5. Stjórnin hefur umboð til að skipa launað starfsfólk, þar á meðal stjórnarliða. Hefðbundin stjórnarstörf skulu vera ólaunuð. Þó getur stjórn gert tillögu að þóknun fyrir formannsembætti, sem krefst samþykkis á aðalfundi ár hvert.

8. Lagabreytingar og félagsslit

8.1. Tillögur að lagabreytingum skulu hafa borist stjórn félagsins fjórum vikum fyrir aðalfund. Þær skulu síðan kynntar skriflega fyrir félögum minnst hálfum mánuði fyrir aðalfund. Undanþegnar þessum skilafresti eru tillögur sem lúta að orðalagi og formi en breyta á engan hátt efnislegu innihaldi áður framkominna tillagna. Lögum þessum verður ekki breytt nema með samþykkt á aðalfundi og þá með 2/3 hlutum greiddra atkvæða.

8.2. Félagið verður ekki lagt niður nema með samþykkt á aðalfundi sem hlotið hefur sömu meðferð og tillögur að lagabreytingum og þá með 2/3 hlutum greiddra atkvæða. Atkvæðagreiðsla skal vera skrifleg. Ber þá að eyða félagaskránni, en önnur gögn og eignir félagsins renna til skyldra félagasamtaka, þó ekki fyrr en eitt ár er liðið frá aðalfundi.