1. Stjórnarfundur 2014

Fundurinn var haldinn að Laugavegi 3 í Reykjavík og hann sátu Hilmar Magnússon formaður (HM), Svandís Anna Sigurðardóttir varaformaður (SAS), Vilhjálmur Ingi Vilhjálmsson gjaldkeri (VIV), Kamilla Einarsdóttir ritari (KE), Aldís Þorbjörg Ólafsdóttir meðstjórnandi (AÞÓ) og Gunnar Helgi Guðjónsson meðstjórnandi (GHG).
Auk stjórnar sátu fundinn Árni Grétar Jóhannsson framkvæmdastjóri (ÁGJ) og Valgerður Jónsdóttir áheyrnarfulltrúi trúnaðarráðs (VJ).
Boðuð forföll: Örn Danival Kristjánsson meðstjórnandi (ÖDK)

Ár 2014, mánudaginn 31. mars kl. 17.37 var haldinn fundur stjórnar Samtakanna ‘78.
Kamilla Einarsdóttir ritaði

1. Starfsreglur stjórnar og skipurit

Rætt um starfsreglur stjórnar og skipurit. Samþykktar eftirfarandi starfsreglur:

1. Fundir
1.1 Stjórn fundar á tveggja vikna fresti, á mánudögum kl. 17.30.
1.2 Fundir standi að jafnaði ekki lengur en til 19.00.
1.3 Þess utan fara umræður fram í Facebookhóp stjórnar og með öðrum miðlum. Stjórn
getur tekið ákvarðanir saman án funda, en þá með sannanlegum hætti s.s. í tölvupósti eða í Facebookhópi.
1.4 Í fundargerðum er verkefnum úthlutað og ábyrgðaraðili þeirra skipaður til að
tryggja eftirfylgni.
1.5 Gengið er frá fundargerðum í lok funda og þær samþykktar innan sólarhrings.
Ábyrgðarmaður: KE ritari.

2. Jafnréttissjónarmið og forréttindavitund í starfinu
Stjórnin hefur í heiðri sjónarmið um jafnrétti, kynusla og forréttindavitund og leggur sig fram um að samþætta í öllu sínu starfi. Hinsegin fólk er stór og fjölbreyttur hópur og mikilvægt er að stjórn hinsegin félags endurspegli það í orðum sínum og verkum. Í þessu felst að stjórnin leitast við eftir fremsta megni að endurspegla alla hópa hinsegin fólks í starfinu, t.d. við skipan starfshópa, nefnda, við val fulltrúa í samstarf og á ráðstefnur, við val talsmanna og í umfjöllun um málefni.

Samþykkt einróma og með lófataki.

3. Lagt fram gildandi skipurit og það rætt. Samþykkt eftirfarandi hlutverkaskipan í skipuriti:
Almannatengsl og verkstjórn – HM
Tengsl við trúnaðarráð, fræðsla og ráðgjöf, ungliðar – SAS
Fjáröflunarverkefni og félagatal – (rætt um athuga með tölvukerfi fyrir félagatal, rætt betur á næsta fundi) skoða verkskipti milli frkvstj. og gjaldkera. – VIV
Ritnefnd og heimasíða. Þarf að athuga með aðgang inn á síðuna .Ritari setur fundargerð inn á síðuna. Ritari drífur af stað rithóp. Hugsanlega verður einn hópur sem sér um ritnefnd en annar sem sér inn útlit og hönnun. Heimasíða betur rædd á næsta fundi. – ábending VIV: þarf að sinna fleiri myndatökum. Þarf að ræða facebook á næsta fundi. – KE
Alþjóðamál – AÞÓ falið að gegna starfi alþjóðafulltrúa (fylgist m. Úganda) – AÞÓ
Fjölskyldumál – ÖDK sér um þau mál. GHG hefur verið viðloðandi og verður áfram tengiliður í ákveðnum málum. Guðrún eða Unnsteinn halda áfram með ættleiðingarmál. HM mun spjalla við Unnstein um áherslur stjórnar. – ÖDK
Menning og félagsstarf – GHG
Íþróttir – VIV og SAS
Almenn félagsstörf – HM og ÁGJ (HM hefur samband við hagsmunafélög)

2. Upplýsingar frá fyrra starfsári/starfið framundan

Nokkur atriði sem þarf að ganga frá fyrir nýja stjórn:

Það á eftir að flytja admin aðgang á samtakadrifi frá Sigurði (fyrrv. varaformanni) til framkvæmdarstjóra. ÁGJ mun svo halda um þann aðgang og stjórn fara yfir á næsta fundi hvort allir í stjórn séu komnir inn á drive-ið. – ÁGJ

Farið var yfir þau mál sem passa þarf sérstaklega að fylgt verði frá gömlu stjórn yfir til núverandi stjórnar – Úganda, stattu með, lögreglubæklingur, stjórnsýslukæra, fræðslubæklingur, bóksafnið, húsnæðismálin:

Stattu með. Er í vinnslu. Það er komin styrkur fyrir gerð 5 myndbanda. Rætt betur á næsta fundi og ÁGJ kynnir málið, verkáætlun og þess háttar. – ÁGJ
Fræðslubæklingur. Er kominn í umbrot. SAS ætlar að senda hann á stjórn og sjá um hann – SAS
Lögreglubæklingur: SAS talar við Önnu Pálu og kynnir á næsta fundi. – SAS
Stjórnsýslukæra: Anna Pála og lögfræðiteymi. HM tekur stöðu og kynnir á næsta fundi. – HM
Bókasafn: ÁGJ og SAS tala við Þorvald. SAS ræðir við kynjafræði. Kynna betur á næsta fundi. HM leggur áherslu á að gera viðburð úr þessu. – ÁGJ og SAS

3. Mál frá aðalfundi

Gunnar er ábyrgur fyrir félagsstarfstillögu og mun skoða tillöguna frá aðalfundi. Þessu máli er annars frestað til næsta fundar. – GHG

4. Stjórn og trúnaðarráð – fyrsti fundur og partí

Hugsanlegar tímasetningar fyrir
Fund: 26. apríl kl.: 10:30-16:00
Hópeflispartý: 4. apríl

Nánar gengið frá tímasetningu og boðun á facebook. – HM

5. Stefnumótun S78

HM minnir á plögg sem er búið að vinna. Samtakamáttur og stefnumótunarplagg 2009-2012. VIV leggur til að allir fari yfir þessi plögg fyrir næsta fund. – HM

6. Starf starfshópa og nefnda

Þarf að fá yfirsýn yfir alla starfshóp og nefndir. Þarf að ákveða hver sér um hvaða hóp. Búa til til skjal inn á google drive um þessa hópa. Allir setji inn þá hópa sem þeir eru nú þegar tengdir. – HM

7. Verkefnisstjórn Úgandaverkefnis – erindisbréf

a) Það á enn eftir að gera upp við umsjónarmann tónleikanna sem haldnir voru.
Stjórn samþykkti að gjaldkeri hefði leyfi til að greiða umsjónarmanni eftir að skýrsla og lokauppgjör hefur borist. Þarf einnig að klára frekari fjármögnun. VIV fer betur yfir á næsta fundi.
b) Formaður hefur útbúið erindisbré
f fyrir verkefnisstjórn Úgandaverkefnis.
Það er svohljóðandi:
Verkefnisstjórn Úgandaverkefnis

Tilgangur og skipunartími:
Megintilgangur með skipan Verkefnisstjórnar Úgandaverkefnis er að tryggja öruggt utanumhald um verkefnið, tryggja skýrt umboð og boðleiðir, að ekki verði hnökrar á því vegna stjórnarskipta í Samtökunum ’78 og að það verði farsællega til lykta leitt. Verkefnisstjórn Úgandaverkefnis starfar í umboði stjórnar Samtakanna ’78 til loka verkefnisins (ótímasett að sinni).
1. Hlutverk og ábyrgðarsvið:
1.1
Verkefnisstjórnin stýrir verkefninu og tekur ákvarðanir um þau verkefni sem þarf að sinna, skiptir verkum með þeim sjálboðaliðum sem koma að verkefninu að hálfu S78, og tryggir að verkefni séu leyst hratt og örugglega. Verkefnisstjórnin hefur ekki umboð til ráðstöfunar fjármuna og þarf eftir sem áður samþykki stjórnar S78 til þess.
1.2
Verkefnisstjórnin kallar til fleiri sjálboðaliða að verkefninu eftir þörfum.
1.3
Verkefnisstjórnin tryggir góð samskipti við samstarfsaðilana í Úganda og að allar aðgerðir séu samhæfðar.
1.4
Verkefnisstjórnin upplýsir stjórn S78 um framgang verkefnisins og gerir viðvart ef upp koma vandamál við framkvæmdina.
2. Fulltrúar í verkefnisstjórn
2.1
Í verkefnisstjórninni hafa í upphafi valist þeir aðilar sem virkastir hafa verið í skipulagningu og framkvæmd verkefnisins hingað til. Auk þeirra eru fleiri kallaðir til, m.a. til að tryggja góð samskipti við stjórn S78 og tryggja að verkefni séu unnin.
2.2
Verkefnisstjórn er skipuð eftirfarandi sjö fulltrúum:
Ásthildur Gunnarsdóttir verkefnisstjóri
Anna Pála Sverrisdóttir
Hilmar Magnússon
Anna Þórhildur (Tótla) Sæmundsdóttir
Unnsteinn Jóhannsson
Vilhjálmur Ingi Vilhjálmsson
Aldís Þorbjörg Ólafsdóttir

8. Erindi frá Laugarneskirkju – sýning God Loves Uganda

Formaður fékk bréf frá Sigurvini í Laugarneskirkju um að sýna þessa mynd og leitaði eftir samstarfi við samtökin. Stjórn samþykkti slíkt samstarf. – HM ábyrgðarmaður

9. Alþjóðamál – Færeyjar og Malta – fulltrúar

Formaður ætlar að setja nýja alþjóðafulltrúann inn í samstarfið milli Íslands, Grænlands og Færeyja. Á næsta fundi verða málefni Vestnorræns samstarfs tekin fyrir. HM og AÞÓ ábyrgðarmenn.

Malta: Hilmar og Aldís verða fulltrúar stjórnar á IDAHO fund 13.-14. maí. – Þau klára málið og kynna á næsta fundi.

10. Lýðheilsa – Kominn tími á tékk? Stöðumat

Verkefnið varð til milli HIV-deildar og lýðheilsustofnunar. Það var haldinn opinn tékkfundur. Þetta gekk vel og var vel sótt. Það er verið að skoða hvort þetta verði gert að reglulegu atriði í nýju húsnæði. Starfshópur um lýðheilsu verður stofnaður: Ábyrgðarmenn: VIV og SAS.

11. Reykjavík Pride – Innlegg í dagskrárrit

Mikill áhugi á vera með en tíminn er nokkuð knappur. Aldís mun sjá um þetta fyrir hönd stjórnar og biður um lengri frest. Okkar innlegg verður nokkurs konar annáll. Ábyrgðarmaður: AÞÓ

12. Skýrslur vegna útgjalda/uppgjör viðburða og posaleiga

Gjaldkeri hefur útbúið eyðublöð um útlagðan kostnað. Héðan í frá þarf að leggja fram slíkar beiðnir áður en til kostnaðar er lagt. Allt þarf að fá leyfi frá gjaldkera fyrirfram.

Posaleiga: Nú þarf að fylla út eyðublað og borga vægt gjald.

Ferðakostnaður: Nú er komið eyðublað um allan kostnað og héðan í frá verða allir sem fara í ferð á vegum félagsins að skila inn skýrslu sem verður lögð fyrir stjórn og birt á heimasíðu.

Samþykkt af stjórn og ábyrgðarmaður er VIV.

13. Húsnæðismál

Búið að selja núverandi húsnæði. Árni skoðaði þakið og raka í nýja húsnæðinu. Niðurstaða útektaraðila að ekki væri ástæða til að fara í aðgerðir tengdar raka. Afhendingardagur – þarf að ganga frá því. Árni og VIV munu kynna á næsta fundi þegar húsnæðismálin verða aftur á dagskrá.

Trúnaðarmál varðandi húsnæði rædd. Verða sett inn í trúnaðarskjal.

14. Málefni intersexfólks

Svandís hefur rætt við manneskju sem vill stofna aðildarfélag intersexfólks. Þarf að skoða möguleika á því fyrir aðalfund. Það er vilji til að halda fræðslukvöld og hitta ráðgjafa samtakanna. Stjórn lýsti yfir ánægju og stuðningi við þetta framtak. SAS ábyrgðarmaður.

15. Önnur mál

Hver er með umboð fyrir heimasíðunni? Það þarf að liggja fyrir á næsta fundi. Árni er ábyrgur fyrir því. Það þarf að greina þarfir varðandi heimasíðu og mál tengd henni. Þarf að skoða fundargerð frá síðasta fundi stjórnar og trúnaðarráðs. Verður rætt á næsta fundi.
Styrkjadagatal, fræðsla um fötlun til ráðgjafa, áhugi alþjóðasamstarfi, forréttindafræðsla. Þessi mál verða rædd betur á næsta fundi.

Fundi slitið kl. 19:25
Næsti fundur verður mánudaginn 14. apríl kl. 17.30