5. Stjórnarfundur 2016

Fundinn sátu: María Helga Guðmundsdóttir, formaður – MHG. Unnsteinn Jóhansson, varaformaður – UJ. Júlía Margrét Einarsdóttir, ritari – JME. Benedikt Traustason, gjaldkeri – BT. og Álfur Birkir Bjarnason meðstjórnandi. Í gegnum Skype Kitty Anderson, alþjóðafulltrúi – KA.
Einnig sat fundinn, Sólveig Rós, áheyrnarfulltrúi trúnaðarráðs og fræðslustýra, SR

Mánudaginn 13. Október 2016 var haldinn fundur stjórnar Samtakanna ‘78 í húsnæði samtakanna að Suðurgötu 3 í Reykjavík.
Fundargerð ritaði Júlía Margrét Einarsdóttir ritari

1. Bókhaldsmál

Bókhaldsmál eru rædd, en fundur með Guðrúnu bókara félagsins er áætlaður klukkan 10:30 í dag.
Sú hugmynd kemur upp að skoðunarmenn reikninga beri saman ársreikninga á milli ára í ljósi þess að misræmi hefur uppgötvast, líklega tengt húsnæðissölu og -kaupum sem skiptust á tvö rekstrarár. Gagnger endurskoðun á fjármálum félagsins þarf að fara fram.

2.  Uppsögn framkvæmdastýru

Framkvæmdastýra hefur upplýst stjórn um að við megum vænta uppsagnar frá henni. Sú uppsögn tekur gildi 1.nóv og við tekur 3ja mánaða uppsagnarfrestur. Hún hefur óskað eftir að starfa í 50% starfi út þann frest eða þangað til nýr starfsmaður hefur verið ráðinn.

Ráðningarferli er rætt. MHG  leggur til að stefnan verði tekin að nýr framkvæmdastjóri hefji störf á nýju ári.

Mikilvægt er að auglýsa starfið vel og vanda alla verkferla. Samþykkt er að ferlið verði í líkingu við ráðningu fræðslustýru og helst að við fáum tvo utanaðkomandi mannauðsráðgjafa til að vinna að ráðningunni.

Tillaga kemur upp um að fræðslustýra hækki í starfshlutfalli tímabundið og taki þá að sér hluta af verkefnum framkvæmdastýru. Formaður og varaformaður yrðu þeim innan handar og myndu afla sér þekkingar til að geta handleitt nýjan framkvæmdastjóra þegar þar að kemur.

8:42 Fræðslustýra gengur af fundi.

Samþykkt er að framkvæmdastýra verði í 50% starfi á uppsagnarfresti og við setjum okkur það markmið að fylla upp í þá prósentu með því að hækka starfshlutfall fræðslustýru.

Áður en auglýst er eftir nýjum starfsmanni er mikilvægt að yfirfara fjárhagsstöðu félagsins og skoða hvernig best sé að haga starfshlutföllum framkvæmdastjóra og fræðslufulltrúa, í ljósi mikilvægi þess að hafa einnig starfsmann við fræðslustjórn. Óskastaðan væri að geta haldið framkvæmdastýru í 100% og fræðslustýru í a.m.k. 40% starfi. Samþykkt er að halda fjármálafund með framkvæmdastýru, formanni, gjaldkera og Heiði Björk Friðbjörnsdóttur, fyrrum gjaldkera, mánudaginn 17. október. Stefnt er að því að staða framkvæmdastjóra verði auglýst ekki síðar en við upphaf nóvember.

9:15 Fræðslustýra gengur á fund.

Eftir að formleg uppsögn framkvæmdastýru hefur borist mun stjórn tilkynna ráðningarferlið sem farið verður í í kjölfarið.

09:20 Gjaldkeri gengur af fundi að sækja bankagögn.

Fræðslustýru er boðið að hækka tímabundið í starfshlutfalli og taka að sér hluta af verkefnum framkvæmdastýru á því tímabili. Hún samþykkir það. Stjórn ber undir fræðslustýru hvort hún sé til í að taka þátt í að handleiða nýjan starfsmann þegar viðkomandi tekur við og miðla þekkingu sinni. Það er samþykkt.

09.35 Gjaldkeri gengur aftur á fund með gögn til undirskriftar.

MHG gerir aðgerðarlista fyrir næstu daga. Formaður mun taka að sér ræða við mannauðsráðgjafana. KA og ÁBB meðstjórnandi munu taka saman gögn varðandi ráðningu á framkvæmdastjóra. UJ mun sjá um að ræða við verðandi bókara. MHG mun sjá um að ræða við fyrrum gjaldkera og framkvæmdastýru.

Fundi slitið 09:44